Bez kazne za kopiranje osobnih dokumenata turista - besplatni obrazac za prijavu gosta

U domaćem medijskom prostoru, pa tako i među iznajmljivačima privatnog smještaja, prašinu su podigli članci koji prenose vijest iz Španjolske prema kojoj je tamošnjem vlasniku turističkog smještaja određena kazna od vrtoglavih 75 tisuća eura zbog kopiranja osobnih dokumenata gosta. 

Praksa kopiranja, odnosno fotografiranja mobitelom, dokumenata gosta nije strana ni domaćim iznajmljivačima. To je jednostavan način da brzo prikupimo podatke koje smo obvezni unijeti u sustav eVisitor, a da ne lišavamo gosta, ni na trenutak, identifikacijskih dokumenata jer sam postupak ponešto traje. Zna se dogoditi i da gost odbije dati svoje osobne dokumente iznajmljivaču. Kako onda uzeti nužne podatke, koje smo, prema Zakonu o ugostiteljskoj djelatnosti i pripadajućem Pravilniku o načinu vođenja popisa gostiju, dužni prikupiti?

Snimanjem ili kopiranjem kršimo Opću uredbu o zaštiti osobnih podataka, famozni GDPR, koji je na snazi u čitavoj Europi, zbog čega je španjolska agencija za zaštitu osobnih podataka i kaznila svog sugrađana. 
 

Drakonske kazne za kopiranje osobnih dokumenata turista

25 tisuća eura kazne Španjolac će platiti zbog kopiranja dokumenta, odnosno zbog prikupljanja podataka u većem obimu nego što je to bilo potrebno, a 50 tisuća zbog toga što goste nije transparentno informirao o svrsi prikupljanja osobnih podataka i načinu postupanja s istima.

Svaka država članica određuje visinu kazni za nepridržavanje odredbi Uredbe, a one su u našem zakonodavstvu definirane Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/18). Kreću se između pet i pedeset tisuća kuna, pri čemu se može, kao i kod španjolskog slučaja, ustanoviti kršenje više odredbi, pa svaki prekršaj posebno novčano kazniti.

Kako najlakše ispoštovati propis?

U članku Ima li privatni iznajmljivač pravo tražiti identifikacijske dokumente od gosta? iz 2017. prenijeli smo naputke hrvatske Agencije za zaštitu osobnih podataka (AZOP) o prikupljanju osobnih podataka gostiju u skladu s GDPR-om koji je stupio na snagu u svibnju 2018. 

U tom tekstu je navedeno da se kopiranje dokumenata gosta smatra kršenjem odredbi GDPR-a i da takva praksa nije preporučljiva. Uzimanje pismenog pristanka gosta na korištenje osobnih podataka u svrhu prijave je bila jedna od sugestija Hrvatske turističke zajednice, što je također navedeno u tekstu iz 2017.

Hoteli imaju jednostavnu praksu da gosti sami popunjavaju obrasce za prijavu, pri čemu pristaju i na korištenje svojih podataka u tu svrhu. Stoga smo pripremili Obrazac za prijavu turista u eVisitor koji se može preuzeti u našoj Download zoni i isprintati. 




U obrascu je navedeno u koju svrhu i na koji način se prikupljaju podaci, a gost svojim potpisom jamči istinitost istih i daje pristanak na korištenje u navedene svrhe i na navedeni način.

I zato, ako nemate aplikaciju za brzi unos podataka i prijavu turista u eVisitor, zamolite svoje goste da čitko ispune priloženi obrazac. Prikupljene podatke iskoristite za prijavu gosta. Nakon prijave, ispunjene obrasce uništite. To je jedan od jednostavnih načina da izbjegnemo nedoumice oko načina prikupljanja osobnih podataka gostiju i eventualne kazne za nepropisnu praksu.