Popis gostiju za iznajmljivače - pravila i praksa

Vođenje popisa gostiju je propisana obveza svakog iznajmljivača. Propisano je i da se evidencija gostiju mora čuvati najmanje dvije godine, a možete ju čuvati i dulje kao podsjetnik na druženja i poznanstva koja ponekad potraju i doživotno.

Obrazac popisa gostiju nije standardiziran. Možete ga voditi elektronski na računalu ili imati uvezanu knjigu. Što sve mora sadržavati popis gostiju, propisano je Pravilnikom o načinu vođenja popisa turista te o obliku i sadržaju obrasca prijave turističkoj zajednici.

Popis gostiju za privatne iznajmljivače

Ako popis gostiju vodite u obliku uvezane knjige, na koricama mora stajati naziv `Popis gostiju´, a na prvoj unutarnjoj stranici mora biti navedeno ime i prezime osobe na koju glasi rješenje o pružanju ugostiteljskih usluga u kućanstvu ili seljačkom domaćinstvu.

Ako popis gostiju vodite u elektronskom obliku, dužni ste ga na kraju tekuće godine ispisati ili spremiti na dostupan medij. Pri tom nije važno u kojem programu vodite evidenciju, važno je samo da popis sadrži sve propisane podatke.

Propisani podaci koje unosite za svakog pojedinačnog gosta u popisu gostiju:

• redni broj prijave
• ime i prezime
• broj identifikacijske isprave
• vrsta pružene usluge
• datumi početka i prestanka pružanja usluge
• primjedba

Evidencija gostiju ne mora biti ovjerena.

Knjiga gostiju

Važno je napomenuti da je vođenje knjige gostiju nešto sasvim drugo. Knjigu gostiju vode iznajmljivači koji imaju registriran obrt ili tvrtku.

Knjiga gostiju mora sadržavati:

• redni broj prijave
• ime i prezime
• spol
• datum i mjesto rođenja
• adresa
• datumi početka i prestanka pružanja usluge
• primjedba

Svojedobno su iznajmljivači bili dužni zasebno voditi knjigu stranaca, danas evidencija domaćih i stranih gostiju može biti zajednička. No, za domaće goste je još propisano da se upisuje i broj osobne iskaznice. Za strane državljane se upisuje još:

• državljanstvo
• vrsta i broj putne isprave
• vrsta i broj vize
• datum dozvole boravka
• datum i mjesto ulaska u Hrvatsku

Sve je više internetskih usluga koji omogućavaju vođenje popisa ili knjige gostiju uz pomoć kompjuterskih programa i aplikacija kako bi se iznajmljivačima olakšao postupak evidentiranja gostiju i prijave turističkim zajednicama i MUP-u. Takvi sustavi, osim evidencije gostiju, omogućavaju brzo i efikasno praćenje rezervacija i financija s brojnim alatima koji vam omogućavaju jednostavan uvid u poslovanje u svakom trenutku.

Ako vam se čini kako je evidencija gostiju samo još jedna izmišljotina da bi vam se zakomplicirao život u sezoni kada imate pune ruke posla, pokušajte gledati na to kao na vlastiti podsjetnik. U vremenima kada su rezervacije sve kraće i kada mnogo ljudi prođe kroz vaše smještajne jedinice, lako je zaboraviti lica i imena turista. Pišite primjedbe poput `bučan, gnjavi´ ili `ljubazan, nenametljiv´, `izbjegavati ubuduće´ ili `poslati mu čestitku za blagdane´, dodajte gostu osobnost kako biste ga prepoznali u moru upita koje će vas zapljusnuti iduće godine. Na koji god način vodili popis ili knjigu gostiju, neka to bude i evidencija vaših uspomena, jer gostiju će biti sve više pa tako i ugodnih poznanstava za dugo sjećanje.