Kako pravilno izdati račun za smještaj?

"Račun, molim!" - trenutak je kojem se svi radujemo. To je onaj čas kada na naplatu dolazi sav trud uložen u opremanje, birokratske zavrzlame, promociju smještaja i briga za goste.

Praksa je pokazala kako je račun najbolje ispostaviti odmah po dolasku gosta, iako je taj trenutak isključivo naš odabir. Jednaka sloboda je i u izgledu i načinu ispisivanja računa. Možemo ga napisati rukom, isprintati s računala ili ga ispisati na kupljenim obrascima. Ipak, postoje stanovita pravila kako taj račun mora izgledati i što točno mora sadržavati.

"Bez računa se ne računa" i slične parole su odavno zaživjele u praksi, tako da propisi o obvezi izdavanja računa više nikoga ne plaše. U aktualnom Zakonu o ugostiteljskoj djelatnosti (NN  85/15, 121/16, 99/18, 25/19, 98/19, 32/20, 42/20, 126/21), članak 32., stavak 4, propisana je obveza iznajmljivača: "izdati gostu čitljiv i točan račun s naznačenom vrstom, količinom i cijenom, odnosno odobrenim popustom, pruženih usluga za svaku pruženu uslugu, osim u slučaju ako račun za usluge pružene gostu izdaje turistička agencija".

Izdavanje računa za smještaj

Pretpostavimo da "čitljivo" ne treba naročito objašnjavati. Što točno znači "točno" u spomenutom članku? Za početak to znači da se na računu mora iskazati točno ona usluga koju je gost i primio. Zatim, račun mora sadržavati točno određene informacije:

1. Broj računa

Broj računa je informacija za knjiženje koja taj račun razlikuje od nekog drugog. Najjednostavnije je račune označavati datumom izdavanja, primjerice, 16/02/24 za račun izdan 16. veljače 2024. ili rednim brojem, npr. 1/24, za prvi račun izdan u 2024. godini.

2. Naši podaci

Tko je izdao račun? Na računu ćemo istaknuti svoje ime i prezime, adresu smještajnog objekta (i prebivališta ako su te dvije adrese različite) i OIB. Nije obvezno, ali je preporučljivo napisati i podatke o načinu plaćanja i broj računa, svakako je neizbježno ako je račun transakcijski pa će gost prebaciti novac na naš račun u banci.

3. Podaci gosta

Kome izdajemo račun? Ime i prezime osobe kojoj pružamo uslugu mora biti navedeno na računu. Po potrebi i želji gosta, u račun ćemo upisati i druge podatke koje nam gost o sebi pruži jer račun za noćenje u privatnom smještaju može poslužiti umjesto R1 računa za pravdanje troškova putovanja.

4. Vrsta pružene usluge

Osim "noćenja", privatni iznajmljivači mogu gostima nuditi usluge doručka uz nadoplatu, boravak s kućnim ljubimcima uz nadoplatu, itd. Sve konzumirane usluge moraju biti navedene u računu.

5. Količina - broj smještajnih jedinica i noćenja

Broj smještajnih jedinica koje je gost unajmio iskazat ćemo odvojeno od broja noćenja. I jedno i drugo mora biti navedeno u računu. Prilikom iskazivanja broja smještajnih jedinica, uputno je upisati nazive tih smještajnih jedinica kako bismo točno opisali vrstu i količinu pružene usluge.

6. Jedinična cijena usluge

Jedinična cijena je pojedinačna cijena noćenja, odnosno cijena usluge po danu boravka. Ta cijena mora biti u skladu s aktualnim službenim cjenikom. Jedinična cijena iskazana na računu nikada ne smije biti viša ili niža od cijena iz aktualnog cjenika. Od 2024. godine cijene smiju (i moraju) biti iskazane isključivo u eurima.

7. Popust

Za razliku od jediničnih cijena, ukupna cijena usluge smije biti niža od zbroja pojedinačnih cijena iz službenog cjenika. Gostima možemo obračunati popust na ukupnu vrijednost usluge i taj popust ne podliježe pravilima. Možemo se odlučiti na to zato što su to naši vjerni gosti, zato što borave dulje, i slično, ali taj popust uvijek mora biti naveden na računu, ne nužno u postocima, već u iznosu iskazanom u eurima.

8. Ukupan iznos usluge i iznos za naplatu

Ukupan iznos usluge je umnožak količine i jedinične cijene usluge, od kojeg oduzimamo iskazani popust ako smo ga odlučili dati. Ta ukupna cijena nikada ne smije biti viša od ukupne cijene prema službenom cjeniku.

9. Način plaćanja

Napomena je li račun transakcijski ili gotovinski služi nam za kontrolu uplata i primitaka. 

10. Turistička pristojba

Nekadašnja boravišna pristojba je 2019. godine postala turistička pristojba. Plaćamo je u paušalnom iznosu, a jedno od posljednjih ažuriranja gore spomenutog Zakona o ugostiteljskoj djelatnosti nas je, svojim člankom 32. stavak 2, obvezalo da na svim računima napišemo kako je ta obveza uključena u cijenu smještaja. 

Dovoljno je napisati: "Turistička pristojba uključena u cijenu usluge. /  Tourist tax included in the service price."
 

Nemamo obvezu pisanja računa na nekom stranom jeziku, kao što je to slučaj, recimo, sa službenim cjenikom. Međutim, zašto ne bismo strancima izdali dvojezični račun kako bi razumjeli sve informacije koje on sadrži?

11. Datum izdavanja računa

Datum izdavanja računa je također vrlo važan zbog evidencije od prometu i izdanim računima.

12. Potpis

Privatni iznajmljivači ne moraju imati pečat, kao što to moraju obrtnici i tvrtke. Danas čak ni potpis više nije obvezan za račune izdane računalnim putem, ali na računu treba istaknuti da je isti važeći bez potpisa.

13. PDV

Svi iznajmljivači koji su u obveznici PDV-a na ukupnu vrijednost usluge obračunat će i ukupnoj vrijednosti usluge pribrojiti PDV po stopi od 13%. Kako većina privatnih iznajmljivača ipak nije u sustavu PDV-a, na računu će biti istaknuto da "Obveznik nije u sustavu PDV-a, na temelju čl. 90, st.1 i st. 2, Zakona o PDV-u. / The taxpayer is not within the VAT system, according to Article 90, paragraph 1 and paragraph 2 of the Value Added Tax Act."

Obveznici PDV-a će, uz sve već navedeno, na računu istaknuti i:

1. PDV identifikacijski broj

2. Jedinična cijena usluge bez PDV-a

3. Stopu PDV-a na usluge smještaja u iznosu od 13 posto.

4. Ukupnu cijenu usluge kao zbroj jedinične cijene i PDV-a obračunatog na jediničnu cijenu.
 

Najvažnije pravilo je da se račun mora poklapati s našim službenim cjenikom

Poslovanje s agencijama

Imamo li ugovor s agencijom i gost dolazi preko te agencije, izdavanje računa može biti ponešto drugačija priča. Tri su mogućnosti, ovisno o uvjetima ugovora potpisanog s agencijom:


1. Mi izdajemo račune agenciji - račun je jednak gore navedenom primjeru, samo, umjesto gosta, naslovljavamo agenciju i navodimo njene podatke. I ovdje moramo paziti da naznačeni iznos pojedinačne usluge ne prelazi cijene određene službenim cjenikom. Naravno, iznos može biti umanjen za popust kojeg smo dali agenciji ili za iznos provizije kojeg agencija naplaćuje kod popunjavanja vašeg smještaja.
 
2. Mi izdajemo račun gostu koji stiže preko agencije - u ovom slučaju na računu navodimo iznos kojeg primamo. Bez obzira je li agencija već naplatila proviziju od gosta ili ćemo mi platiti proviziju agenciji, navedeni iznos ne smije biti veći od onoga koji se nalazi u službenom cjeniku.
 

Moramo voditi računa o tome da se na agencijsku proviziju plaća PDV kada kreiramo cijene za rad preko agencije. Dakle, čak i ako smo iznajmljivač koji porez plaća paušalno, dužni smo platiti PDV na usluge agencije, odnosno na iznos agencijske provizije. Primjer za to je rad s Booking.com-om

 3. Agencija izdaje račune `u naše ime i za naš račun´ - u tom slučaju nismo obvezni izdati račun. Agencija izdaje račun gostu pa prosljeđuje kopiju nama za evidenciju.

Privatni iznajmljivači nisu obveznici fiskalizacije. Državne inspekcije provjeravaju evidenciju računa i pri tom uvijek gledaju da li se iznosi na računu poklapaju s cjenikom. Zakon o ugostiteljskoj djelatnosti, članak 49., stavak 4., predviđa kazne u iznosu od 265,45 do 663,61 eura ako iznajmljivač ne izda gostu čitljiv i točan račun s naznačenom vrstom, količinom i cijenom, odnosno odobrenim popustom, pruženih usluga za svaku pruženu uslugu ili račun za pružene usluge gostu ne izda turistička agencija.
 

Račune uvijek izdajemo u dva primjerka. Kopija nam ostaje za evidenciju računa koju smo dužni voditi kao privatni iznajmljivač i čuvati je najmanje 11 godina prema važećim propisima o knjigovodstvu

 

Primjer računa za smještaj

Sve navedeno se može na prvu učiniti dosta komplicirano. Međutim, kada počnemo sastavljati svoj prvi račun, lako ćemo shvatiti obrazac i značenje svih informacija koje račun mora imati. Jednom kada složimo šprancu, brzo ćemo popunjavati promjenjive podatke. 

Postoje i brojni online servisi koji najčešće nude izdavanje računa uz neku naknadu. Iz Apartmanija.hr korisničkog sučelja se može izdati račun bez naknade, a usluga je dostupna i iznajmljivačima koji se ne oglašavaju na Apartmanija.hr katalozima smještaja, već su samo registrirani bez obveza.



Apartmanija.hr članovi podatke na računu mogu generirati iz primljenih upita, ali isti se mogu i unijeti samostalno. Prije slanja ili printanja računa gostu, provjerite unesene podatke.

Želimo vam što više izdanih računa!