Mailing lista gostiju - kako je sastaviti i koristiti?

S popuštanjem gužvi i sve češćim rupama u kalendarima popunjenosti smještaja, mnogi od nas će odahnuti. Malo nam je žao što se naše obale i ulice prazne, ali nam je ipak drago što će sada biti samo naše, što ćemo pronaći vremena za sebe i svoje bližnje, predahnuti i odmoriti se.

Teško da ćemo moći “dignuti sve četiri u zrak” - valja nam smještaje pripremiti za “zimovanje”, očistiti madrace, oprati i pospremiti jastuke, prekrivače, posteljinu i ručnike, osigurati odvode i otvore, ukratko, obaviti sve one radnje koje su potrebne za održavanje objekta tijekom mjeseci bez gostiju.

Osim tih nužnih radnji, postoje i one neobavezne, one koje bi nam mogle pomoći da unaprijedimo svoje poslovanje, koje svake sezone planiramo, ali nam često vrijeme pobjegne pa si obećavamo kako ćemo to sigurno učiniti kasnije. Jedna od takvih radnji je i izrada mailing liste gostiju. Mailing lista je svojevrstan popis gostiju, ali ne onaj iz sustava eVisitor, već popis s e-mail adresama onih turista koje bismo rado vidjeli ponovno pod svojim krovom.

Trošak nikakav, dobit višestruka

Mailing lista gostiju je savršen alat za održavanje kontakata i komunikacije sa svojim gostima. Mnoge tvrtke šalju tzv. newslettere na naše adrese kako bi nas podsjetile na svoje poslovanje i dostavile svježe vijesti o širenju svoje ponude. U našem slučaju bi poruke bile osobnije, ali ciljevi su otprilike jednaki - e-mail porukom gostu možemo pokušati povećati promet na našim web stranicama, povećati postotak direktnih rezervacija, utjecati na odluku gosta koji je još neodlučan oko rezervacije za iduću sezonu ili održavati kontakt s gostom zbog neke rezervacije u budućnosti ili preporuke našeg smještaja rodbini i prijateljima.
 

Mailing lista je savršen alat za brzo slanje poruka svim gostima koji su kod nas ikada noćili, poput čestitki za blagdane, first minute, last minute i drugih posebnih ponuda ili obavijesti o novostima koje smo uveli kako bi podigli kvalitetu svoje smještajne ponude

Sve to će nas koštati tek nešto vremena, a može se dogoditi da nas oslobodi velikog komada brige oko rezervacija za iduću sezonu i višestruko nam vrati uložen trud. Osim toga, e-mail komunikacija je brza i jednostavna, što pokazuje i činjenica da trenutno oko četiri milijarde ljudi na svijetu koristi blagodati e-pošte.
 

Kako sastaviti mailing listu gostiju u Gmailu?

1. Kada se ulogiramo u svoj Gmail račun, potražit ćemo u desnom gornjem uglu, pored naše ikone, padajući izbornik u kojem ćemo odabrati “Contacts”. Ista stranica će nam se otvoriti i ako odaberemo poveznicu https://contacts.google.com/, a već smo ulogirani u svoj Gmail račun. Ovdje možemo odabrati kontakte s kojima smo često komunicirali pri čemu će nam se izlistati većina kontakata s kojima smo razmijenili poruke posljednjih mjeseci. To će biti temelj za izradu naše mailing liste gostiju, kojoj kasnije možemo dodavati i kontakte koji se nalaze u izborniku s lijeve strane pod “Ostali kontakti”. 

2. Odaberimo kontakte koje želimo dodati na listu gostiju. To možemo učiniti tako da prijeđemo mišem preko imena i označimo bijeli kvadratić koji se tada pojavi. 

4. Potom ćemo odabrati "Labels" (oznake) ikonu. Ona se nalazi na vrhu liste kontakata, četvrta po redu, između strelice prema gore i pisma, i izgleda poput prometnog znaka koji upućuje na smjer u kojem se nalazi neko mjesto. 

5. Klikom na "Labels", dobit ćemo mogućnost izrade nove oznake.

6. Upisat ćemo naziv oznake, npr. "Gosti Naziv smještaja" i slično.

7. Spremit ćemo novu oznaku poslije čega će se ona pojaviti u lijevom stupcu. Kliknemo li na oznaku u lijevom stupcu, otvorit ćemo našu novu mailing listu gostiju sa svim e-mail adresama koje smo označili. Nove kontakte lako možemo dodati na tu listu jednako kako smo je i kreirali - odabirom kontakta i dodjelom oznake.

 

Kako koristiti mailing listu u Gmailu?

1. Kada otvorimo novu poruku u svom Gmail računu, u gornjem desnom uglu skočnog prozora odabrat ćemo opciju za slanje “Bcc”. "Bcc" koristimo kada ne želimo da vlasnici e-mail adresa na koje šaljemo poruku znaju da sadržaj poruke nije namijenjen samo njima. 

2. Počet ćemo tipkati naziv mailing liste gostiju i dobit ćemo padajući izbornik s kojeg ćemo moći odabrati oznaku naše liste.

3. Odabirom oznake, sve adrese gostiju će se pojaviti u okviru za slanje e-maila.

4. Sada možemo slati svoju ponudu odjednom na adrese svih gostiju. S obzirom na to da e-mail ide svima, pokušajmo izbjeći oslovljavanje koje uključuje rod. Neka naša poruka gostima bude jasna i konkretna, a ipak neposredna i topla poput našeg gostoprimstva.

Koliko često slati poruke gostima?

Za razliku od tvrtki koje svoje newslettere šalju tjedno ili mjesečno, dovoljno je da svoje goste kontaktiramo nekoliko puta tijekom godine i s dobrim razlogom. Kao što smo već naveli, blagdani su dobra prilika za kontaktiranje, premda bismo tada goste s kojima smo ostvarili dublji kontakt mogli isključiti iz grupne poruke i poslati im osobnije čestitke.
 

Svaki dodatak našoj ponudi ili akcija, prilika su za slanje poruke svim gostima s mailing liste

​Ne smijemo zaboraviti da je u EU, pa tako i kod nas, na snazi GDPR, odnosno zakon o zaštiti osobnih podataka. A to znači da na kraju svake e-mail poruke, moramo ponuditi gostu mogućnost da se izbriše s naše mailing liste. Ukoliko gost zatraži da mu više ne šaljemo poruke, utoliko ćemo njegovu adresu izbrisati s mailing liste.
 

---

Channel manageri i razni softveri za slanje newslettera nude brojne mogućnosti za vođenje popisa gostiju i personalizaciju grupno poslanih poruka. Ali za nas domaćine s jednom ili par smještajnih jedinica dovoljna je ovakva mailing lista, malo volje i maštovitosti u pisanju poruka. Komunikacija je ključ uspjeha u turizmu pa zašto ne bismo iskoristili barem jednostavne mogućnosti koje nam je pružila tehnologija kako bismo oplemenili svoje poslovanje?