Domaćine brzo zbori i na upit gosta odgovori

Pisali smo o važnosti odgovaranja na svaki upit za smještaj, čak i ako gost pita za termin koji je zauzet. Jednako tako, svi znamo koliko je važno i brzo odgovaranje na upite gostiju.

Prilikom pretraživanja smještaja u destinaciji koju je odabrao za svoj odmor, svaki gost razmatra ponude najmanje 7 domaćina pa toliko upita za smještaj šalje na različite adrese. "Tko prvi, njemu djevojka", možda i nije sasvim primjenjivo u ovom slučaju, ali nismo niti daleko od istine i brzina je vrlina kad je u pitanju učinkovito odgovaranje na upit gosta.

Istina je da je, uz brzinu odgovora, važna i količina informacija koje ćemo gostu ponuditi već pri prvom kontaktu.
 

Provjeravajte svoje mail sandučiće svakodnevno jer je važno brzo odgovoriti na svaki upit gosta.

Današnja tehnologija nam omogućava primanje elektroničke pošte na mobilne telefone otvaranjem računa i sinkronizacijom podataka. Tako svaki upit kojeg dobijemo možemo pročitati i na našem pametnom telefonu te brzo odgovoriti, ma gdje se nalazili.

Međutim, ako uslijed bilo kakvih okolnosti to ne možemo, imamo mudro smišljenu opciju automatskog odgovora na mailove koju možemo uključiti na računu naše elektroničke pošte. U slučaju da primimo upit, gost će dobiti automatski odgovor čiji sadržaj ćemo sami formirati.

S obzirom na to da danas preko milijardu ljudi koristi Gmail, e-mail uslugu koju je razvio Google, pretpostavit ćemo da ga koristite i vi pa ćemo ovdje proučiti kako uključiti opciju automatskog odgovora na upit na Gmailu. Dobro je imati odvojene adrese elektroničke pošte - privatnu i poslovnu, onu koju koristimo za komunikaciju s gostima.

Kako uključiti automatski odgovor na Gmailu?

1. Otvorimo Gmail
    
2. U gornjem desnom uglu odaberemo Postavke/Settings
    
3. Spustimo se na dno izbornika, do odjeljka Automatski odgovor za vrijeme odsutnosti/Vacation responder/Out of Office AutoReply
    
4. Odaberemo Uključi automatski odgovor/Vacation responder za vrijeme odsutnosti
    
5. Odaberemo razdoblje, naslov poruke i unesemo tekst odgovora
    
6. Kućicu Odgovor pošalji samo osobama u mojim kontaktima/Only send a response to people in my Contacts NE označavamo.

Za isključivanje automatskog odgovaranja ćemo samo označiti Prekini sad/End now na žutoj lenti koja se nalazi na vrhu našeg sandučića dok je ova opcija uključena.

Automatski odgovor se najčešće šalje samo jednom na istu adresu. U slučaju da nas ista osoba kontaktira ponovo, četiri dana kasnije, a opcija automatskog odgovora je i dalje uključena, osoba će ponovno primiti odgovor kojeg smo pripremili za automatsko slanje.

Poruke koje su završile u našoj mapi neželjenih poruka/spam folderu neće primiti automatski odgovor.
 

Kako treba izgledati automatski odgovor na upit gosta?

Iako je automatska, poruka može izgledati osobnija i manje automatizirana. Sadržaj automatskog odgovora na upit ćemo kreirati za potencijalnog gosta tako da ćemo, već pri tom prvom kontaktu, pružiti sve informacije koje bi gosta mogle zanimati, a koje neće pronaći na stranicama naših oglasa.

Odgovorit ćemo ljubaznim ljudskim tonom. Zahvaliti na interesu, ispričati se zbog automatskog odgovora i navesti kada bismo se mogli javiti osobno.
   

•   Pazit ćemo na izraze koje koristimo. Upotrijebit ćemo izraz "nakon" određenog datuma, a ne točno tada, jer se ne želimo obvezati na odgovor istoga dana kojeg smo označili kao datum naše dostupnosti. Jasno je iz poruke da ćemo odgovoriti što prije budemo mogli.

   

• Kontakt u hitnim slučajevima. Ovu rečenicu nismo obvezni uključiti u automatski odgovor. Ako odlučimo podijeliti svoj broj telefona, obvezno navedimo da nas se može "pokušati dobiti", tako da gost ne pomisli da smo na raspolaganju uvijek. Jednako tako, komunikaciju možemo preusmjeriti u slučaju hitnosti na neku drugu osobu pa ćemo umjesto broja telefona, navesti mail adresu osobe od povjerenja.

Što ne bismo trebali napisati u automatskom odgovoru?

• Zašto ne možemo odgovoriti na poruku. Hvaliti se putovanjem ili se ispričavati zbog kvara na internetskoj mreži ili bolesti je besmisleno. Gosta zanimaju samo informacije o smještaju i destinaciji pa ga ne bismo trebali opterećivati nevažnim detaljima. Dovoljno je da zna da trenutno nismo dostupni.
   
• Napisati od kada smo nedostupni. Iako ponekad dobivamo automatske odgovore poput "nema me od 1. prosinca do 14. siječnja", ova informacija je sasvim nepotrebna. Zašto bi itko morao znati koliko dugo smo odsutni? Jasno je da nas u trenutku primitka upita nema, a jedino važno je kad se vraćamo i kad ćemo moći osobno odgovoriti na upit.
   
• Gdje smo. Nitko ne mora znati gdje smo u trenutku kada ne možemo odgovoriti na upit. Ali zato možemo složiti simpatičnu poruku, sasvim osobnu koja prenosi toplinu gostoprimstva u obiteljskom smještaju i iz koje se naslućuje ljubaznost i briga o gostu. 

 

Što bismo trebali dodati osnovnoj formi automatskog odgovora?

Kad smo konkretnim i jednostavno sročenim automatskim odgovorom razjasnili situaciju oko našeg izostanka i povratka, vrijeme je da dodamo onu osobnu notu i pružimo gostu informacije koje bi ga mogle navesti da pričeka i naš osobni odgovor.
   

U poruci navedimo sve on informacije o smještaju i destinaciji koje gost ne može pročitati na stranicama naših internetskih oglasa.

Ako naš automatski odgovor formuliramo na ovakav način, velike su mogućnosti da ćemo zadržati pažnju gosta i da će gost pričekati naš osobni odgovor. Nemojte pisati eseje, neka osobni dio vašeg odgovora bude sažet, ali sastavljen od zbilja korisnih i atraktivnih informacija o destinaciji i smještaju. Ne ponavljajte informacije koje se mogu pronaći u vašim internetskim oglasima smještaja.

Potpis s kontakt podacima i web adresom na kraju poruke nećemo zaboraviti. 
 

Dodavanje fotografija u automatski odgovor

Odgovaranje na upit gosta je uvijek učinkovitije kada u odgovor dodamo i neke svježe fotografije smještaja i/ili destinacije. Gmail automatski odgovor, nažalost, ne nudi mogućnost dodavanja fotografija u privitak, kao što je to omogućeno u običnoj pošti.

Međutim, možemo odabrati druga dva načina za dodavanje fotografija:

1. Umetanje poveznice
   Na izborniku koji se nalazi iznad kućice u koju upisujemo tekst automatske poruke, nalazi se ikona za umetanje poveznice (linka). Ovdje možemo upisati web adresu naše vlastite internetske stranice ili adresu koja vodi na Google Docs račun, onaj na kojeg smo prethodno učitali više fotografija našeg smještaja nego što se prikazuje na našim internetskim oglasima.
    
2. Umetanje fotografije
   Na istom izborniku, odmah do ikone za Link, nalazi se ikona Insert picture/Umetni sliku. Odabirom ove opcije, možemo ubaciti fotografiju u sadržaj naše poruke. Klikom na fotografiju, otvara se izbornik koji nudi mogućnosti slanja fotografije u malom, srednjem, velikom ili originalnom formatu. Odaberimo srednji format kada šaljemo više fotografija.

 

Primjer automatskog odgovora na upit gosta

Kako bi u konačnici trebao izgledati naš automatski odgovor na upit gosta?
   

---

Sastavili smo sadržaj automatske poruke, ali naš posao još nije gotov. Poruka bi trebala biti napisana barem na još jednom svjetskom jeziku, najbolje ju je, naravno, prevesti i na engleski jezik.

Umjesto dobre i loše vijesti, imamo dvije dobre - tekst automatskog odgovora nije ograničen brojem slovnih znakova koje možemo upisati, tako da ćemo unijeti tekst na više jezika u jednoj automatskoj poruci, a druga dobra vijest je da je dovoljno samo jednom upisati poruku i sačuvati je odabirom Spremi promjene/Save changes na dnu izbornika pa da poruka ostane sačuvana i kada isključimo opciju automatskog odgovora.

Opcija automatskog odgovora će sačuvati naše šanse za pretvaranje upita u rezervaciju ako ne možemo odmah odgovarati na pristigle upite. Iskoristimo je i ostvarimo pozitivnu komunikaciju s gostom čak i kada smo trenutno nedostupni.