Slanje ponude gostu - kada, zašto i kako

Nije neuobičajena zbunjenost kada čujemo za izdavanje ponude gostima ili čak ugovora o kratkoročnom najmu jer ima turista koji traže takve dokumente prije (ponuda) ili nakon (ugovor) bukiranja smještaja. Povod je možda slična praksa u njihovoj zemlji ili dodatna sigurnost da će ih rezervirani smještaj odista i čekati.

U eri sve češćih online prijevara, svaka dodatna garancija “crno na bijelo” koji pošaljemo gostu gradi povjerenje i dokaz je našeg profesionalnog pristupa poslu.
 

Slanje ponude - prednosti

Umjesto uobičajenog raspisivanja cijena u odgovorima na upit gosta ili slanja službenog cjenika, izdavanje ponude ima nekoliko prednosti:

1. Profesionalnost - kao što smo već naveli, ponuda je prilika da pokažemo ozbiljan pristup poslu i posvećenost detaljima koji sugeriraju budućim gostima vjerodostojnost i kvalitetu naše usluge.

2. Evidencija i analiza upita - ponekad se lako izgubimo u upitima koji stižu različitim kanalima - sa stranica oglašivača smještaja, SMS, WhatsUp, Viber i ostali kanali na kojima smo dostupni turistima, posebno u sezonskim mjesecima. Ponude koje smo izdali možemo pospremiti i tako voditi evidenciju o upitima. One nam mogu poslužiti i kasnije, za analizu sezone - mogu nam otkriti kada je interes gostiju najjači, a kada bismo svoje promotivne aktivnosti mogli pojačati.

3. Rok za realizaciju rezervacije - iako ponude nisu u pravom smislu dokumenti i nisu obvezujuće, ipak sadrže datum do kojeg vrijede. U našem slučaju taj datum označava krajnji rok do kojeg gost može prihvatiti ponudu i rezervirati smještaj. Tako neće biti ljutnje ako se turist javi sa željom da rezervira nakon isteka ponude, a mi već rezervaciju za tražene termine obećali nekome drugome.
 

Kako bi trebala izgledati ponuda za smještaj?

S obzirom na to da ne postoji zakonska obveza izdavanja ponude ni u jednom poslovnom segmentu, njen izgled niti elementi nisu propisani.

Ipak, uvriježena je poslovna praksa da ona sliči računu - preteča je računa pa će se gotovo svi elementi na ponudi naći kasnije i na računu kojeg ćemo izdati gostu.

Elementi koje ne bismo trebali izostaviti su:

1. Podaci iznajmljivača (ime i prezime, adresa, OIB, naziv smještajne jedinice);

2. Podaci gosta (svi dostupni podaci kojima raspolažemo);

3. Datum i mjesto izdavanja ponude (pri čemu je mjesto u pravilu ono na kojem će se pružiti usluga, a ne naše prebivalište ili mjesto na kojem trenutno boravimo);

4. Datum dospijeća (datum do kojeg ćemo čekati gosta da prihvati ponudu);

5. Opis usluge (broj gostiju, noćenja i smještajnih jedinica);

6. Cijena usluge (s uključenim popustima ako ih odobravamo na ukupnu cijenu);

7. Iznos akontacije za smještaj;

8. Podaci za uplatu akontacije;

9. Napomene koje obrazlažu da nismo u sustavu PDV-a i da je turistička pristojba uključena u cijenu.
 

Poželjno je da ponuda stranim gostima sadrži i prijevod barem na jedan od svjetskih jezika, a najčešće je to na engleskom jeziku

Špranca vrijeme čuva

Špranca nije riječ njemačkog porijekla, kako bismo mogli pomisliti, već talijanska spranga, što znači rešetka i djelomično se podudara s njemačkom štancom. U suštini to je to, štancamo šprance ponuda za upite gostiju. Na hrvatskom bismo ih nazvali obrasci ili predlošci.

Činjenica je da, kad jednom složimo primjerak ponude, napravili smo 88% posla. Kasnije samo unosimo promjenjive podatke, šaljemo gostima i spremamo u predviđene odjeljke.

Postoji i niz online servisa za izdavanje ponuda, a kako izgleda ponuda koja se može poslati iz Apartmanija.hr korisničkog sučelja, pogledajte niže.



Korisnici Apartmanija.hr usluga, mogu automatski kreirati ponude s podacima iz upita za smještaj. Svaka ovako izrađena ponuda sadrži i kodove, generirane za jednostavniju uplatu akontacije, bilo da su domaće ili stižu iz inozemstva. "Ponuda s kodovima je osmišljena da bi i poslovanje naših domaćina bilo jednostavnije i profesionalnije", poručuju iz Apartmanije.